Protokolle regeln den Ablauf der Kommunikation. Das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) wurde als das grundlegende Protokoll für den Versand von E-Mails festgelegt, während das Post Office Protocol (POP) und das Internet Message Access Protocol (IMAP) für den Empfang von E-Mails entwickelt wurden.

• SMTP: das grundlegende Protokoll für den Versand von E-Mails
• POP: Zum Abrufen und Verwalten der Emails auf einem Server
• IMAP: Zum Abrufen und Verwalten der Emails auf einem Server. Eine Weiterentwicklung von POP.

Der MTA ist verantwortlich für den Transfer von E-Mails zwischen verschiedenen Mail-Servern. Er empfängt ausgehende E-Mails vom Absender und überträgt sie an den entsprechenden Ziel-Mail-Server mit Hilfe von SMTP.

Der MDA ist für die Zustellung eingehender E-Mails an die Postfächer der Empfänger verantwortlich. Er nimmt E-Mails vom MTA entgegen und speichert sie in den entsprechenden Postfächern.

Der MAA ermöglicht es den Benutzern, auf ihre E-Mails zuzugreifen. Er stellt Protokolle und Schnittstellen bereit, über die Benutzer ihre E-Mails abrufen, lesen, senden und verwalten können. Beispiele für MAA-Protokolle sind POP3 (Post Office Protocol Version 3) und IMAP (Internet Message Access Protocol).

Wenn eine E-Mail-Nachricht abgeschickt wird, wird sie vom Email Programm mit SMTP an den E-Mail-Server des Absenders gesendet. Von dort aus wird die E-Mail mit SMTP an den E-Mail-Server des Empfängers weitergeleitet. Der Empfänger kann die E-Mail dann über seinen eigenen E-Mail-Client mit POP oder IMAP von seinem Email-Server abrufen und lesen.

• CC → Carbon Copy → bekommen alle eine Kopie
• BCC → Blind Carbon Copy → bekommen alle eine Kopie aber sehen nicht wer noch aller eine bekommen hat

Siehe auch Postfix, Dovecot, Microsoft Exchange.

Bouncing Mails, oder einfach Bounces, sind E-Mails, die nicht zugestellt werden können und an den Absender zurückgesendet werden. Dies geschieht, wenn ein Problem bei der Zustellung auftritt. Es gibt zwei Hauptarten von Bounces:

• Soft Bounce: Diese sind temporäre Probleme, die die Zustellung verhindern, z. B.: Das Postfach des Empfängers ist voll. Der E-Mail-Server des Empfängers ist vorübergehend nicht erreichbar. Die Nachricht ist zu groß für das Postfach des Empfängers.
• Hard Bounce: Diese weisen auf permanente Probleme hin, z. B.: Die E-Mail-Adresse existiert nicht. Die Domain der Adresse ist ungültig. Der Server des Empfängers blockiert die E-Mail.

In der Regel enthalten Bouncing Mails eine Fehlermeldung (Delivery Status Notification, DSN) mit einem Code oder einer Nachricht, die die Ursache des Problems beschreibt.

Im wesentlichen sichert man einen Email Server über 3 Wege ab. SPF, DKIM, DMARC. Emails kann man verschlüsseln.

SPF, DKIM und DMARC für DAU's, E-Mail Schutzmaßnahmen - SPF, DKIM und DMARC erklärt, How DKIM SPF & DMARC Work to Prevent Email Spoofing

• Microsoft Outlook
• Mozilla Thunderbird
• Mailbird (Lizenzmodell)

• Microsoft Exchange
• Postfix
• Dovecot
• MailEnable
• hMailServer